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2. Wie sichern Unternehmen zentrale Betriebsabläufe und schützen ihre Mitarbeiter?

Welche Maßnahmen sind angesichts der Corona-Pandemie in Betrieben wichtig?

In einer Umfrage des US-amerikanischen Schulungsportals LifeLabsLearning unter etwa 250 Unternehmen gab bereits am 12. März die Hälfte aller Betriebe an, Ihre Beschäftigten angesichts der Corona-Krise inzwischen zu ermutigen, von zuhause aus zu arbeiten. 33 Prozent ordneten für ihre Mitarbeiter generell Homeoffice an. Dienstreisen wurden von 60 Prozent der befragten Betriebe wegen COVID-19 gestrichen und 73 Prozent lagerten Meetings, Events und Tagungen virtuell aus. Nur ein Prozent der Firmen gab an, die Homeoffice-Regelungen angesichts der verschärften wirtschaftlichen und gesundheitlichen Lage durch COVID-19 noch nicht angepasst zu haben. Aber wie sieht es in den Unternehmen hierzulande aus? Die Autokonzerne BMW, VW, Audi, Daimler und Opel hatten als eine der ersten ihre Produktion eingestellt und zahlreiche Standorte geschlossen. Seit dem 23. März standen bei allen genannten Fahrzeugherstellern hierzulande wochenlang die Bänder still, teils auch an weiteren europäischen Standorten. VW hat für seine 80.000 deutschen Beschäftigten Kurzarbeitergeld beantragt, bei BMW greift eine unternehmenseigene Regelung zur Kurzarbeit, die den Mitarbeitern 93 Prozent ihres üblichen Einkommens sichern soll. Der Verband der deutschen Maschinen und Anlagenbau e. v. VDMA hat als größter Industrieverband in Europa nahezu tausend Mitglieder zur Corona-Krise befragt: Zwölf Prozent der stark exportorientierten Maschinenbau-Betriebe denken bereits über Entlassungen nach, auch bei der Stammbelegschaft. Eine aktuelle Umfrage des Ifo-Instituts unter 2.000 Industrieunternehmen ergab, dass 25,6 Prozent der Betriebe in den nächsten drei Monaten mit Kurzarbeit rechnen. Seit 2010 ist das der höchste Wert. 9,3 Prozent der befragten Industriefirmen gab sogar an, bereits Kurzarbeit eingeführt zu haben. Schlüsselbranchen wie die Automobil-, Elektroindustrie und der Maschinenbau sind am stärksten betroffen. Am geringsten trifft die Corona-Krise Chemie-Unternehmen und die Ernährungsmittel-Industrie.

Krisenplanung

Viele Unternehmen in Deutschland haben für große Schadensfälle Katastrophenpläne. Die Abläufe dafür stimmen sie regelmäßig mit den Institutionen und Behörden vor Ort ab und trainieren die Maßnahmen in Übungen mit allen betroffenen Betriebsbereichen. Doch wie steht es mit der betrieblichen Pandemieplanung? Eine forsa-Umfrage zur Influenza-Planung im Auftrag des Instituts für Management- und Wirtschaftsforschung (IMWF) und des F.A.Z.-Instituts unter 100 Entscheidungsträgern aus 100 mittelständischen und großen Unternehmen kam bereits 2008 zu folgenden Ergebnissen: Nur die Hälfte der Betriebe hatten zum damaligen Zeitpunkt einen Pandemieplan, obwohl jeder vierte Befragte angab, dass mehrwöchige Produktionsausfälle die Existenz ihres Unternehmens bedrohen würden. Vier von zehn Entscheidern wollten erst dann Pläne erstellen, wenn eine Pandemie konkret bevorsteht. Ein großer Kritikpunkt der Befragten war, dass in Deutschland die Pandemievorsorge als Katastrophenschutz unter der Obhut der Länder steht und es keine einheitlichen Regelungen auf Bundesebene gibt. Aktuellere Umfragen stehen aus. Das lässt vermuten, dass die gesamte Situation in deutschen Unternehmen sich nicht signifikant verbessert hat. Fest steht: Die Verluste in der deutschen Wirtschaft steigen täglich weiter an. Der Münchner Konzern Osram musste fünf seiner Werke weltweit in besonders betroffenen Regionen schließen. Experten gehen davon aus, dass Osram dadurch täglich einen Umsatzverlust von fünf Millionen Euro hat.

Senken Sie die Ausfallrate von Mitarbeitern und schützen Sie zentrale Betriebsabläufe

COVID-19 stellt Betriebe auf eine harte Bewährungsprobe. Entscheidend für Arbeitgeber in Zeiten einer Pandemie ist, wie viele Mitarbeiter voraussichtlich ausfallen. Das Robert Koch-Institut (RKI) ging bereits vor mehr als zehn Jahren davon aus, dass bei einer Pandemie etwa 30 Prozent der Bevölkerung krankheitsbedingt vorübergehend nicht arbeiten können. Einschränkungen im öffentlichen Nahverkehr und Krankheitsfälle in der Familie oder die Angst, sich am Arbeitsplatz anzustecken, könnten diese Prozentzahl noch deutlich steigern.

Inzwischen fordert ein gemeinsamer Beschluss von Bund und Ländern vom 15. April konkrete Pandemiemaßnahmen von Unternehmen ein, ein Hygienekonzept mit Schutzmaßnahmen im Rahmen eines Pandemieplans. Außerdem sollen Betriebe ihren Mitarbeitern, wo immer möglich, weiterhin Homeoffice ermöglichen und nicht dringend nötige Kontakte innerhalb der Belegschaft sowie zwischen Arbeitnehmern und Kunden vermeiden. Erkrankt ein Mitarbeiter an COVID-19, müssen sich die Infektionsketten genau nachvollziehen lassen, so die Forderung der Bundesregierung. Ein Pandemieplan ist derzeit also für Unternehmen essentiell, um die Mitarbeiter zu schützen und die zentralen Betriebsabläufe zu sichern. Im Idealfall sollten Unternehmen zusammen mit dem Betriebsarzt oder einem betriebsärztlichen Dienst im Vorfeld einen geeigneten Maßnahmenkatalog für Pandemiefälle zusammenstellen. Weitere Anlaufstellen für das Thema sind Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Unfallversicherungsträger. In den Empfehlungen zur Pandemieplanung vom RKI und Ländern finden sich wichtige Ergänzungen. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe hat außerdem ein Handbuch zur betrieblichen Pandemieplanung herausgegeben, das als Leitfaden dienen kann. Eine wichtige Ergänzung kann ein Business Continuity Management (BCM) Plan nach ISO-Standard 22301 sein.

Wichtige Fragen für die Vorbereitung des Pandemieplans

Grundsätzlich sollten Unternehmen sich im Vorfeld folgende Fragen für ein Pandemie-Szenario stellen:

  • Müssen grundlegende Geschäftsprozesse aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder dergleichen in jedem Fall funktionsfähig bleiben?
  • Welche vertraglichen Verpflichtungen bestehen gegenüber Kunden und Geschäftspartnern?
  • Wie lange wäre das Unternehmen noch liquide und handlungsfähig, wenn man davon ausgeht, dass die Pandemiewelle 8–10 Wochen andauert?
  • Wäre das Unternehmen nach der akuten Pandemiewelle weiterhin existenzfähig?

Der Pandemieplan

Spätestens jetzt, in Zeiten der Corona-Pandemie, sollten Unternehmen, die noch keinen Pandemieplan haben, nun so rasch wie möglich handeln und möglichst viele Maßnahmen nachziehen, die ein solcher Plan vorsieht. Die zehn wichtigsten Schritte haben die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung, der Verband Deutscher Betriebs- und Werksärzte (VDBW) und der Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit (VDSI) in einem Merkblatt zusammengefasst. Diese Handlungsschritte sind in der akuten Corona-Krise umso wichtiger und inzwischen fordert die Regierung sie auch aktiv von Betrieben ein. Daher sollten Unternehmen so viele dieser Maßnahmen gegen COVID-19 ergreifen, wie möglich. Zentral ist es demnach, einen Krisenstab an Mitarbeitern (und im Krankheitsfall deren Vertretern) festzulegen, die für die Pandemieplanung und die damit zusammenhängenden Entscheidungen zuständig sind und aktiv mit den Mitarbeitern kommunizieren. Dabei gilt: Die Pandemieplanung sollte Chefsache sein und auch als solche behandelt werden, also dem Geschäftsführer oder Unternehmer selbst obliegen. Gewinnen Sie Ihre Führungskräfte für den Krisenstab und bestimmen Sie einen Gesamtverantwortlichen für das Thema als Corona-Manager, der laufend die aktuelle Nachrichtenlage verfolgt und das Risiko einschätzt. Der Manager bündelt und steuert auch die Kommunikation des Unternehmens zu COVID-19 mit seinen Mitarbeitern. Es ist hilfreich, wenn der Mitarbeiter, der diese Aufgabe übernimmt, bereits Erfahrung in der Pressearbeit oder Unternehmenskommunikation mitbringt. Zusammen mit dem Krisenstab, dem Betriebsarzt und der Technik entwickelt der Corona-Manager einen Kommunikationsplan für die Pandemie. Ob im Intranet, per Aushang oder im Firmenchat: Eine Corona-Etikette mit aktuellen Handlungsempfehlungen sollte für jeden Mitarbeiter sichtbar aufgestellt und kommuniziert werden. Ein Merkblatt zum Ausdrucken und Aufhängen in allen zentralen Bereichen wie Wasch- und Pausenräumen bietet die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung online zum Herunterladen an. Genauso wichtig ist, diese Anweisungen laufend der aktuellen Lage anzupassen und zu aktualisieren. Außerdem beantwortet der Corona-Manager im Austausch mit dem Krisenstab Fragen von Beschäftigten rund um das Thema Corona in Unternehmen. Der Manager steuert auch den Einsatz eines Betrieblichen Gesundheitsdienstes. Der Manager gibt regelmäßig ein (wenn nötig, tägliches) Update zum aktuellen Verhalten im Unternehmen aus.

Was sind die zehn wichtigsten Schritte eines Pandemieplans?

  1. Sondieren Sie, welche Unternehmensbereiche sich im Notfall digitalisieren lassen und investieren Sie in die dafür nötige Infrastruktur – vergessen Sie dabei nicht, einen zentralen technischen Support für alle Mitarbeiter einzurichten.
  2. Definieren Sie, welche Unternehmensbereiche für den Notfallbetrieb unabdingbar sind und sichern Sie diese vorrangig ab – inklusive der benötigten Materialien, Dienstleistungen, Arbeitskräfte, Zulieferer und der notwendigen Grundversorgung.
  3. Passen Sie die Hygieneregeln am Arbeitsplatz an die aktuelle Lage an. Voraussetzung: Ein ausreichender Vorrat an Hygieneartikeln wie Hygienemittel-Spender, Einweghandtücher etc.
  4. Legen Sie konkrete Schritte für einen COVID-19-Krankheitsfall im Unternehmen oder im Umfeld von Mitarbeitern fest und machen sie diese allen Arbeitnehmern bekannt, am besten in einem offiziellen Dokument, dem Pandemieplan.
  5. Treffen Sie klare und sichere Vertretungsregelungen! So stellen Sie auch bei Arbeitsausfällen den Betrieb sicher. Jeder Mitarbeiter sollte einen Kollegen als Vertretung haben und über alle übrigen Vertretungen Bescheid wissen.
  6. Prüfen Sie, ob für einen Teil oder eventuell alle Mitarbeiter Homeoffice sinnvoll und umsetzbar ist.
  7. Ausgefallene und in den nächsten Wochen bzw. Monaten geplante Dienstreisen oder Tagungen lassen sich verschieben oder in vielen Fällen auch durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen. Informieren Sie sich laufend über aktuelle Reisebeschränkungen des Auswärtigen Amtes, lesen Sie die Empfehlungen des Robert Koch Instituts und der Weltgesundheitsorganisation (WHO).
  8. Arbeiten Sie mit medizinischem Personal zusammen und entwickeln Sie zusammen mit diesem einen Notfallplan.
  9. Legen Sie die wichtigsten Schritte der externen Krisenkommunikation fest und bestimmen Sie auch hier einen oder ggf. mehrere Verantwortliche.
  10. Bieten Sie eine Schutzimpfung an, sobald diese verfügbar ist.

Der so aufgestellte betriebliche Pandemieplan sollte inklusive aller Vertretungsregelungen einmal pro Halbjahr gründlich überprüft und aktualisiert werden. In der derzeitigen Situation am besten laufend.

Was tun, wenn ein Mitarbeiter während der Arbeit erkrankt?

Ein fester Bestandteil im betrieblichen Pandemieplan sollte es sein, einen betrieblichen Gesundheitsdienst einzurichten und dafür Mitarbeiter zu verpflichten sowie externes medizinisches Personal mit einzubinden. Die Zuständigkeiten sollten genauso klar geregelt sein wie die Alarmierungskette bei akuten Erkrankungen und die Schutzausrüstung der Beteiligten. Das Personal des Gesundheitsdienstes muss fachmännisch geschult werden und auch Übungen zum Pandemiefall im laufenden Betrieb durchführen.

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz Symptome mit Verdacht auf das Coronavirus bekommt, sollte vorab feststehen, wer den Betroffenen in einem gesonderten Raum solange betreut, bis der Erkrankte von Angehörigen abgeholt und zum Arzt oder nach Hause gebracht werden kann. Am besten integriert man diese Regelung in das offizielle Dokument des Pandemieplans, den alle Mitarbeiter einsehen können. Auch für den Verdachtsfall auf Corona gilt es, die Maßnahmenkette vorab festzulegen und zum Beispiel sicherzustellen, dass der Mitarbeiter und ggf. auch übrige Teammitglieder, die engen Kontakt zu ihm hatten, auch im Verdachtsfall auf COVID-19 schnell ins Homeoffice wechseln können. Auch die gründliche Reinigung und Desinfektion der Arbeitsplätze aller Betroffener gehört dazu. Die Vertretung des Mitarbeiters sollte so schnell wie möglich informiert werden.

Grundsätzlich ist es die Aufgabe des untersuchenden Arztes, eine Corona-Infektion beim Gesundheitsamt zu melden. Achtung: Wenn der mit COVID-19 infizierte Arbeitnehmer Kontakt zu anderen Mitarbeitern hatte, müssen sich alle direkten Kontaktpersonen im Betrieb auch an das Gesundheitsamt wenden – egal, ob sie Symptome haben oder nicht. Wenn der Betroffene positiv auf Corona getestet wurde, müssen sich auch Kollegen, die mit dem Betroffenen Kontakt hatten, vorsorglich in Quarantäne begeben. Im Homeoffice können die nicht Erkrankten dann weiter arbeiten. In der Regel gibt das Gesundheitsamt den Firmen Rückmeldung über bestätigte oder COVID-19-Erkrankungen. Da die Gesundheitsämter derzeit jedoch oft stark ausgelastet sind, sollten Arbeitgeber und betroffene Arbeitgeber sich auch laufend gegenseitig auf dem neuesten Stand zu möglichen Erkrankungen halten. Im Quarantänefall muss der Betrieb seinem Arbeitnehmer genauso wie bei einer Krankmeldung sechs Wochen lang weiter bezahlen. Danach greift das Krankengeld.