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2. Wie sichern Unternehmen zentrale Betriebsabläufe und schützen ihre Mitarbeiter?

Welche Maßnahmen sind angesichts der Corona-Pandemie in Betrieben wichtig?

COVID-19 stellt Betriebe auf eine harte Bewährungsprobe. Entscheidend für Arbeitgeber in Zeiten einer Pandemie ist, wie viele Mitarbeiter/-innen voraussichtlich ausfallen. Das Hauptziel ist, den Betrieb aufrechtzuerhalten, wo immer es geht, und ein sicheres Arbeitsumfeld trotz der Pandemie bereitzustellen, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren.

Seit dem gemeinsamen Beschluss von Bund und Ländern vom 15. April müssen Unternehmen konkrete Pandemiemaßnahmen durchführen: Dabei ist ein Hygienekonzept mit Schutzmaßnahmen im Rahmen eines Pandemieplans zwingend erforderlich. Außerdem sollen Betriebe ihren Mitarbeitern/-innen, wo immer möglich, Homeoffice ermöglichen und nicht dringend nötige Kontakte innerhalb der Belegschaft sowie zwischen Arbeitnehmern/-innen und Kunden/-innen vermeiden. Erkrankt ein/e Mitarbeiter/-in an COVID-19, müssen sich die Infektionsketten genau nachvollziehen lassen, so die Forderung der Bundesregierung. Ein Pandemieplan ist derzeit also für Unternehmen nicht nur Pflicht, sondern auch essentiell, um ihre Mitarbeiter/-innen zu schützen und die zentralen Betriebsabläufe zu sichern. Im Idealfall sollten Firmen zusammen mit dem/der Betriebsarzt/-ärztin oder einem betriebsärztlichen Dienst im Vorfeld einen geeigneten Maßnahmenkatalog für Pandemiefälle zusammenstellen. Weitere Anlaufstellen für das Thema sind Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Unfallversicherungsträger. In den Empfehlungen zur Pandemieplanung von RKI und Ländern finden sich wichtige Ergänzungen. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe hat außerdem ein Handbuch zur betrieblichen Pandemieplanung herausgegeben, das als Leitfaden dienen kann. Eine wichtige Ergänzung kann ein Business Continuity Management (BCM) Plan nach ISO-Standard 22301 sein.

Wie erstellen Unternehmen einen Pandemieplan?

Um einen Pandemieplan zu erstellen, sollten sich Unternehmen im Vorfeld folgende grundsätzlichen Fragen für ein Pandemie-Szenario jeglicher Art stellen:

  • Müssen grundlegende Geschäftsprozesse aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder dergleichen in jedem Fall funktionsfähig bleiben?
  • Welche vertraglichen Verpflichtungen bestehen gegenüber Kunden/-innen und Geschäftspartnern?
  • Wie lange bleibt das Unternehmen im Pandemiefall liquide und handlungsfähig?
  • Wäre das Unternehmen nach einer (oder mehreren) akuten Pandemiewellen weiterhin existenzfähig?

Der Pandemieplan

Spätestens jetzt, wenn kalte Jahreszeit und Corona-Pandemie aufeinandertreffen, sollten Unternehmen einen Pandemieplan haben, um ihren Betrieb und ihre Mitarbeiter/-innen zu schützen. Die zehn wichtigsten Punkte haben die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung, der Verband Deutscher Betriebs- und Werksärzte (VDBW) und der Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit (VDSI) in einem Merkblatt zusammengefasst. Diese Handlungsschritte sind in der akuten Coronakrise umso wichtiger und auch die Regierung fordert sie aktiv von Betrieben ein. Daher sollten Unternehmen so viele dieser Maßnahmen gegen COVID-19 ergreifen, wie möglich. Zentral ist es demnach, einen Krisenstab an Mitarbeitern/-innen (und im Krankheitsfall deren Vertretern/-innen) für die Pandemieplanung und die damit zusammenhängenden Entscheidungen zu bilden, der aktiv mit den Mitarbeitern/-innen zum Thema kommuniziert. Dabei gilt: Die Pandemieplanung sollte Chefsache sein und auch als solche behandelt werden, also dem/der Geschäftsführer/-in oder Unternehmer/-in selbst obliegen. Im Krisenstab sollten sich Führungskräfte beteiligen. Zudem sollte es eine/-n Gesamtverantwortliche/-n für das Thema als Corona-Manager/-in geben, der oder die laufend die aktuelle Nachrichtenlage verfolgt und das Risiko einschätzt. Der/die Manager/-in bündelt und steuert auch die interne Kommunikation des Unternehmens zu COVID-19. Es ist hilfreich, wenn der/die Mitarbeiter/-in, der/die diese Aufgabe übernimmt, bereits Erfahrung in der Pressearbeit oder Unternehmenskommunikation mitbringt. Zusammen mit dem Krisenstab, dem/der Betriebsarzt/-ärztin und der Technik entwickelt der/die Corona-Manager/-in einen Kommunikationsplan für die Pandemie. Ob im Intranet, per Aushang oder im Firmenchat: Eine Corona-Etikette mit aktuellen Handlungsempfehlungen sollte für jeden/-e Mitarbeiter/-in sichtbar aufgestellt und kommuniziert werden. Ein Merkblatt zum Ausdrucken und Aufhängen in allen zentralen Bereichen wie Wasch- und Pausenräumen bietet die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung online zum Herunterladen an. Auch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bietet mehrere hilfreiche Publikationen, wie Aufsteller oder Poster, die auf Hygienemaßnahmen hinweisen sollen, zum Download an. Genauso wichtig ist, diese Anweisungen laufend der aktuellen Lage anzupassen und zu aktualisieren. Außerdem beantwortet der/die Corona-Manager/-in im Austausch mit dem Krisenstab Fragen von Beschäftigten rund um das Thema Corona in Unternehmen. Der/die Manager/-in steuert auch den Einsatz eines Betrieblichen Gesundheitsdienstes. Zudem gibt er oder sie regelmäßig ein (wenn nötig, tägliches) Update zum aktuellen Verhalten im Unternehmen aus.

Was sind die zehn wichtigsten Schritte eines Pandemieplans?

  1. Sondieren Sie, welche Unternehmensbereiche sich im Notfall digitalisieren lassen und investieren Sie in die dafür nötige Infrastruktur – vergessen Sie dabei nicht, einen zentralen technischen Support für alle Mitarbeiter/-innen einzurichten.
  2. Definieren Sie, welche Unternehmensbereiche für den Notfallbetrieb unabdingbar sind und sichern Sie diese vorrangig ab – inklusive der benötigten Materialien, Dienstleistungen, Arbeitskräfte, Zulieferer und der notwendigen Grundversorgung.
  3. Passen Sie die Hygieneregeln am Arbeitsplatz an die aktuelle Lage an. Voraussetzung: Ein ausreichender Vorrat an Hygieneartikeln wie Hygienemittel-Spender, Einweghandtücher etc.
  4. Legen Sie konkrete Schritte für einen COVID-19-Krankheitsfall im Unternehmen oder im Umfeld von Mitarbeitern/-innen fest und machen sie diese allen Arbeitnehmern/-innen bekannt, am besten in einem offiziellen Dokument, dem Pandemieplan.
  5. Treffen Sie klare und sichere Vertretungsregelungen! So stellen Sie auch bei Arbeitsausfällen den Betrieb sicher. Jeder/-e Mitarbeiter/-in sollte einen/-e Kollegen/-in als Vertretung haben und über alle übrigen Vertretungen Bescheid wissen.
  6. Prüfen Sie, ob für einen Teil oder eventuell alle Mitarbeiter/-innen Homeoffice sinnvoll und umsetzbar ist.
  7. Ausgefallene und geplante Dienstreisen oder Tagungen lassen sich verschieben oder in vielen Fällen auch durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen. Informieren Sie sich laufend über aktuelle Reisebeschränkungen des Auswärtigen Amtes und die vom Robert Koch-Institut als Risikogebiete eingestuften Länder und Regionen.
  8. Arbeiten Sie mit medizinischem Personal zusammen und entwickeln Sie zusammen mit diesem einen Notfallplan.
  9. Legen Sie die wichtigsten Schritte der internen Kommunikation an die Mitarbeiter/-innen sowie auch der externen Krisenkommunikation fest und bestimmen Sie auch hier einen oder ggf. mehrere Verantwortliche.
  10. Organisieren Sie Corona-Tests zur Prävention und bei Verdachtsfällen im laufenden Betrieb. Bieten Sie eine Schutzimpfung an, sobald diese verfügbar ist.

Der so aufgestellte betriebliche Pandemieplan sollte inklusive aller Vertretungsregelungen einmal pro Halbjahr gründlich überprüft und aktualisiert werden. In der derzeitigen Situation sollte er am besten laufend aktuell gehalten und je nach aktuellen Pandemie-Entwicklungen ggf. weiter angepasst werden.

Was tun, wenn ein/-e Mitarbeiter/-in während der Arbeit erkrankt?

Für den Fall einer Erkrankungen eines/-r Mitarbeiters/-in oder bei einem Verdachtsfall sollte ein klares Vorgehen mit zugewiesenen Zuständigkeiten festgelegt sein. Ein fester Bestandteil im betrieblichen Pandemieplan sollte sein, einen betrieblichen Gesundheitsdienst einzurichten und dafür Mitarbeiter/-innen zu verpflichten sowie externes medizinisches Personal mit einzubinden. Die Zuständigkeiten sollten genauso klar geregelt sein wie die Alarmierungskette bei akuten Erkrankungen und die Schutzausrüstung der Beteiligten. Das Personal des Gesundheitsdienstes muss fachmännisch geschult werden und auch Übungen zum Pandemiefall im laufenden Betrieb durchführen. Im Rahmen der Corona-Pandemie sollten auch Tests auf eine Infektion und präventive Tests Teil des Pandemieplans in Unternehmen sein.

Grundsätzlich ist es die Aufgabe des/-r untersuchenden Arztes/Ärztin, eine Corona-Infektion und einen Verdacht auf eine Infektion beim Gesundheitsamt zu melden. Achtung: Wenn der/die mit COVID-19 infizierte Arbeitnehmer/-in Kontakt zu anderen Mitarbeitern/-innen hatte, müssen sich alle direkten Kontaktpersonen im Betrieb ebenfalls an das Gesundheitsamt wenden – egal, ob sie Symptome haben oder nicht. Wurde der/die Betroffene positiv auf Corona getestet, müssen sich auch Kollegen/-innen, die mit dem/der Betroffenen Kontakt hatten, vorsorglich in Quarantäne begeben. Im Homeoffice können die nicht Erkrankten dann weiter arbeiten. In der Regel gibt das Gesundheitsamt den Firmen Rückmeldung über bestätigte COVID-19-Erkrankungen. Da die Gesundheitsämter derzeit jedoch oft stark ausgelastet sind, sollten Arbeitgeber und betroffene Arbeitnehmer/-innen sich zu möglichen Erkrankungen auch laufend gegenseitig auf dem neuesten Stand halten. Im Quarantänefall muss der Betrieb seinen/-e Arbeitnehmer/-in genauso wie bei einer Krankmeldung sechs Wochen lang weiter bezahlen. Danach greift das Krankengeld. Der Arbeitgeber kann sich die Kosten bei der zuständigen Behörde, meistens dem Gesundheitsamt, erstatten lassen. Dafür muss er innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach dem Ende der Quarantäne einen Antrag bei der Behörde stellen. Das ist im § 56 des Infektionsschutzgesetzes festgehalten.