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Homeoffice

Eine effiziente und inzwischen während der vierten Pandemie-Welle neben 3G am Arbeitsplatz von der Politik vorgeschriebene Maßnahme gegen COVID-19 ist großflächiges Arbeiten vom Homeoffice aus. Es lohnt sich, generell in die dafür nötige Infrastruktur und Technik zu investieren. Es sollte auch von vornherein eine Firmenkultur geschaffen werden, in der eine Homeoffice-Regelung – möglichst als schriftliche Vereinbarung – getroffen und anschließend auch gelebt wird. Nur so kann diese auch mit entsprechenden Tools wie einem Firmenchat, Videokonferenzen und virtuellen Arbeitsräumen weiterentwickelt werden. In einem Krisenfall wie einer Pandemie bewährt sich eine gute Homeoffice-Etikette und erweist sich in manchen Branchen sogar als überlebenswichtig. Sie haben noch keine gut funktionierende Homeoffice-Kultur? Dann beginnen Sie jetzt damit und festigen Sie damit die digitalen Strukturen in Ihrer Firma.

Die Arbeitswelt hat sich verändert

Schon nach Beginn der Corona-Pandemie haben sich zahlreiche Unternehmen umgestellt und ihre Mitarbeiter/-innen teilweise oder vollständig ins Homeoffice geschickt. Eine Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik (FIT) zeigt, dass 90 Prozent der Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte mit dem Homeoffice zufrieden sind. Dies gilt über alle Branchen hinweg, besonders hoch ist die Zufriedenheit in der IT-Branche. Auch die eigene Leistung und die Teamleistung wurde in dieser Befragung positiver eingeschätzt als einige Monate zuvor. Allerdings funktioniere individuelles Arbeiten im Homeoffice besser als Teamarbeit, so die Einschätzung. Laut Umfrageergebnis vermissten die Befragten vor allem den persönlichen und fachlichen Austausch mit den Kollegen/-innen – genauso wie auch gemeinsame Mittagessen und Kaffeepausen sowie Kreativ-Sessions. Im Großen und Ganzen zeigen sich aber mehr positive Aspekte, als erwartet. Einige Probleme zu Beginn der Homeoffice-Zeit, wie etwa mit der technischen Ausstattung oder mit der Erreichbarkeit der Kollegen/-innen, sind sicherlich inzwischen weitestgehend ausgeräumt.

Mittlerweile gehen einige Unternehmen sogar davon aus, ihre Mitarbeiter/-innen nicht mehr oder nur teilweise aus dem Homeoffice zurückkehren zu lassen. So können etwa Mieten und Betriebskosten für Büroräume eingespart werden oder sogar Immobilien verkauft werden.

Tipps für eine gute Homeoffice-Kultur

• Behalten Sie eine gute Struktur bei: Bleiben Sie auch remote gut organisiert und verlegen Sie regelmäßige Team-Meetings wie Dailies, Weeklies oder Stand-ups ins Digitale. Dabei gilt wie bei jeder (betrieblichen) Kommunikation: Je persönlicher Sie das Meeting gestalten, desto besser wird der Austausch. Das heißt konkret: Video-Konferenzen sind Telefongesprächen vorzuziehen, Telefongespräche Chats, Chats E-Mails usw.
• Geben Sie Updates zur Lage im Unternehmen: Informieren Sie als Geschäftsleitung Ihre Mitarbeiter/-innen regelmäßig – etwa per Video – über die aktuelle wirtschaftliche und gesundheitliche Lage im Unternehmen. Das Stichwort hier ist eine gute Open-Door-Policy. Kommunizieren Sie die Ziele des Unternehmens für die nächsten Wochen und Monate klar an jeden/-e Mitarbeiter/-in, damit alle weiterhin an einem Strang ziehen können.
• Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern/-innen: Jetzt in der Corona-Krise gilt für alle Führungskräfte noch mehr denn je der Grundsatz: Bezug bedeutet Beziehung! Als Führungskraft sollten Sie jetzt noch mehr als sonst mit Ihren Mitarbeitern/-innen sprechen und sich persönlich mit Ihnen über Probleme, Befürchtungen und Ängste angesichts von COVID-19 austauschen. Finden Sie gemeinsam konstruktive Lösungen für Probleme wie den Spagat zwischen Homeoffice und Kinderbetreuung. Bieten Sie einen persönlichen Austausch auf Wunsch wöchentlich oder vierzehntägig an.
• Stärken Sie den Zusammenhalt und fördern Sie soziale Nähe: Die gemeinsame Kaffeepause, das Mittagessen in der Kantine und das Feierabendbier fallen vor Ort derzeit wieder weitestgehend aus. Wie wäre es mit einem Coffeetable-Talk oder einem gemeinsamen Dinner-Meeting per Videokonferenztool wie Zoom? Oder neuen Interessensgruppen im Firmenchat zu Corona oder auch zur Freizeitgestaltung während der Ausgangsbeschränkungen? Das soziale Miteinander ist ein wichtiger Faktor, damit sich alle wohl fühlen und motiviert bleiben. Hier gilt es, erfinderisch zu werden!
• Behalten Sie feste Arbeitszeiten bei: Damit sich Ihre Mitarbeiter/-innen genügend erholen und Freizeit auch im Homeoffice gut genug von der Arbeit trennen können, sollten Sie Ihnen feste, aber flexible Arbeitszeiten ermöglichen. Zum Beispiel kann jeder/-e Mitarbeiter/-in seine Arbeitszeiten pro Woche im Firmenchat posten. Professionelle Zeiterfassungstools schaffen hierbei auch erhebliche Erleichterungen.
• Stärken Sie das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter/-innen: Finden Sie einen Weg, den Mitarbeitern/-innen flexible Arbeitszeiten von Zuhause aus zu ermöglichen und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Teams die Arbeit auch im Homeoffice zuverlässig erledigen. Kommunizieren Sie in Ihren Projekten noch klarer als sonst die To-dos und Abgabetermine für alle Teammitglieder. Im Homeoffice sind klare Arbeitsanweisungen und Etappenziele (wöchentlich, vierzehntägig, monatlich) noch wichtiger.
• Digitale Fortbildungen: Bieten Sie Mitarbeitern/-innen gerade jetzt verstärkt digitale Fortbildungen, Workshops und telefonische Gesundheitsberatungen an. Damit investieren Sie in die Weiterbildung und Gesundheit Ihrer Arbeitnehmer/-innen.
• Fördern Sie den kreativen Austausch: Gerade im Homeoffice oder in Kurzarbeit zählen neuen Geschäftsideen, Tools und dergleichen enorm viel. Fördern Sie den kreativen Austausch dazu, etwa im Firmenchat, und bündeln Sie die Vorschläge bei einer Person, die auch Rückmeldung dazu gibt.
• Zusammen und doch remote: Ihr Team fühlt sich einsam und vermisst den Austausch? Führen Sie doch einmal probeweise einen Tag ein, an dem alle Teammitglieder ihr Mikrofon anschalten und sich laufend austauschen können – so bringen Sie ein bisschen mehr „lebendige“ Bürokommunikation ins Homeoffice.