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3. Wie klappt effektives Homeoffice? Unsere Tipps erleichtern Betrieben eine effektive Homeoffice-Regelung

Homeoffice

Eine sehr sinnvolle Maßnahme gegen COVID-19, die zahlreiche Unternehmen inzwischen mit großen Teilen ihrer Belegschaft durchführen, ist das Homeoffice. Es lohnt sich, generell in die dafür nötige Infrastruktur und Technik zu investieren. Es sollte auch von vornherein eine Firmenkultur geschaffen werden, in der eine Homeoffice-Regelung – möglichst als schriftliche Vereinbarung – getroffen und anschließend auch gelebt wird. Nur so kann diese auch mit entsprechenden Tools wie einem Firmenchat, Videokonferenzen und virtuellen Arbeitsräumen weiterentwickelt werden. In einem Krisenfall wie einer Pandemie bewährt sich eine gute Homeoffice-Etikette und erweist sich in manchen Branchen sogar als überlebenswichtig. Sie haben noch keine Homeoffice-Kultur? Dann beginnen Sie jetzt damit und festigen Sie damit die digitalen Strukturen in Ihrer Firma.

Ein positives Beispiel dafür ist erneut Teamleiterin Andrea K. (Name geändert). Mit den Maßnahmen ihres Unternehmens und der Arbeit im Homeoffice während der Ausgangsbeschränkungen ist sie bisher sehr zufrieden: “Als E-Commerce-Unternehmen hatten wir das Glück, immer schon mit digitalen Tools wie Skype oder Slack zu arbeiten, was uns in dieser Situation echt rettet. Mein Team ist in ganz Europa zerstreut und wir arbeiten schon immer in digitalen Workspaces und mit shareable Dokumenten. Alle Unternehmen, bei denen Homeoffice und Digitalisierung bisher Fremdworte waren, müssen spätestens jetzt umdenken.” Ganz anders sieht es bei Simone B. (Name geändert) aus München aus. In ihrem Traditionsbetrieb gilt trotz Ausgangsbeschränkungen immer noch Präsenzpflicht, da die Mitarbeiter keine Laptops haben und es auch an der nötigen Infrastruktur für ein flexibles Homeoffice mangelt. Der Vorrat an Hygienemitteln ist zu knapp und geht bereits zur Neige. Laptops für alle Mitarbeiter lassen sich derzeit nur nach und nach bestellen. “Wahrscheinlich dürfen wir ab nächster Woche unseren Arbeits-PC inklusive Monitor nach Hause transportieren. Wie dann der Zugang zum Firmennetzwerk klappt, steht noch in den Sternen. Zur Not bleibt uns noch die Möglichkeit, in Schichten zu arbeiten und so weniger direkte Kontakte zu haben,” meint die 32-jährige Verwaltungsangestellte.

Tipps für eine gute Homeoffice-Kultur

  • Behalten Sie eine gute Struktur bei: Bleiben Sie auch remote gut organisiert und verlegen Sie regelmäßige Team-Meetings wie Dailies, Weeklies oder Stand-ups ins Digitale. Dabei gilt wie bei jeder (betrieblichen) Kommunikation: Je persönlicher Sie das Meeting gestalten, desto besser wird der Austausch. Das heißt konkret: Video-Konferenzen sind Telefongesprächen vorzuziehen, Telefongespräche Chats, Chats E-Mails usw.
  • Geben Sie Updates zur Lage im Unternehmen: Informieren Sie als Geschäftsleitung ihre Mitarbeiter regelmäßig – etwa per Video – über die aktuelle wirtschaftliche und gesundheitliche Lage im Unternehmen. Das Stichwort hier ist eine gute Open-Door-Policy. Kommunizieren Sie die Ziele des Unternehmens für die nächsten Wochen klar an jeden Mitarbeiter, damit alle weiterhin an einem Strang ziehen können.
  • Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern: Jetzt in der Corona-Krise gilt für alle Führungskräfte noch mehr denn je der Grundsatz: Bezug bedeutet Beziehung! Als Führungskraft sollten Sie jetzt noch mehr als sonst mit ihren Mitarbeitern sprechen und sich persönlich mit Ihnen über Probleme, Befürchtungen und Ängste angesichts von COVID-19 austauschen. Finden Sie gemeinsam konstruktive Lösungen für Probleme wie den Spagat zwischen Homeoffice und Kinderbetreuung. Bieten Sie einen persönlichen Austausch auf Wunsch wöchentlich oder vierzehntägig an.
  • Stärken Sie den Zusammenhalt und fördern Sie soziale Nähe: Die gemeinsame Kaffeepause, das Mittagessen in der Kantine und das Feierabendbier fallen vor Ort derzeit aus. Wie wäre es mit einem Coffeetable-Talk oder einem gemeinsamen Dinner-Meeting per Videokonferenztool wie Zoom? Oder neuen Interessensgruppen im Firmenchat zu Corona oder auch zur Freizeitgestaltung während der Ausgangsbeschränkungen? Das soziale Miteinander ist ein wichtiger Faktor, damit sich alle wohl fühlen und motiviert bleiben. Hier gilt es, erfinderisch zu werden!
  • Behalten Sie feste Arbeitszeiten bei: Damit sich Ihre Mitarbeiter genügend erholen und Freizeit auch im Homeoffice gut genug von der Arbeit trennen können, sollten Sie Ihnen feste, aber flexible Arbeitszeiten ermöglichen. Zum Beispiel kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeiten pro Woche im Firmenchat posten.
  • Stärken Sie das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter: Finden Sie einen Weg, den Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten von Zuhause aus zu ermöglichen und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Teams die Arbeit auch im Homeoffice zuverlässig erledigen. Kommunizieren Sie in Ihren Projekten noch klarer als sonst die To-dos und Abgabetermine für alle Teammitglieder. Im Homeoffice sind klare Arbeitsanweisungen und Etappenziele (wöchentlich, vierzehntägig, monatlich) noch wichtiger.
  • Digitale Fortbildungen: Bieten Sie Mitarbeitern gerade jetzt verstärkt digitale Fortbildungen, Workshops und telefonische Gesundheitsberatung an. Damit investieren Sie in die Weiterbildung und Gesundheit Ihrer Arbeitnehmer, die gerade weniger zu tun haben.
  • Fördern Sie den kreativen Austausch: Gerade im Homeoffice oder in Kurzarbeit zählen neuen Geschäftsideen, neue Tools etc. enorm viel. Fördern Sie den kreativen Austausch dazu, etwa im Firmenchat, und bündeln Sie die Vorschläge bei einer Person, die auch Rückmeldung dazu gibt.
  • Zusammen und doch remote: Ihr Team fühlt sich einsam und vermisst den Austausch? Führen Sie doch einmal probeweise einen Tag ein, an dem alle Teammitglieder ihr Mikrofon anschalten und sich laufend austauschen können – so bringen Sie ein bisschen mehr "lebendige" Bürokommunikation ins Homeoffice.